公文写作经典语录$ \% q+ s2 j$ J9 Y; t; D
( R; \) m( y g, R" @% j1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。# H+ k3 |0 Z) L3 x5 r" r
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。6 | t4 x% ~1 [( q8 Z9 G
3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
- ^6 W4 w0 u) @ ?4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。5 R2 e' `" Y' `+ P5 m; r8 p
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
9 I# n" s# V& E/ q `$ T6 {6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
7 H( A) ~' r4 h' a" L: L& r5 L" f! T7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
8 A/ X: d! k# m$ s$ l8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。5 J& C9 {" k8 C" Y- @$ {
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J
G U8 m) s0 R& a7 m& v例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
. I5 C6 D9 c, I3 t4 Q( k注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c: J) V# a8 W5 r8 K1 `
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S( K# l8 E! r5 ]1 }: B
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》0 f U. h) R, q1 n) g4 L
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。6 H$ q: n) R1 A1 a3 I" s
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”/ Z# c; Z- H# W+ Y+ K* ~! j
压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》
$ g) x) P; H* ^- c/ W11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。9 W* y. q1 M2 n- V" L+ l' a
注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。' i+ R: B; r( Y+ l% i, n
12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
# U1 v! A" w& M! `0 d7 l13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。! ^# f9 {2 `* [% w; q4 B
14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P% E2 T$ I: L: F7 W
编写的守则:导言+主体+结尾8 u% x; y0 i- l0 r: d
导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
- T H1 o P) C, P/ h2 p* V2 ` 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j0 B: u) {& U+ T
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
( _& j' N! q; D9 ~" N 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R
, o2 j( B1 h( [' ]! P" T; M9 R) Y15、批复的标题:关于+事由+批复; u$ p6 X( `4 S( w1 w% }! [
编写的守则:开头+正文+结尾! D2 ~* _7 V9 J9 w7 d% q
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。# E/ a9 d3 ]5 Z9 y+ m
正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。- |. c$ o1 c' l$ |! s" V
结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~; {0 d/ w7 b+ M: Y1 Z6 ]! t
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
& s% q6 z+ A4 Y$ [6 ~% G3 l+ R16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B8 ^: _' z/ g0 ?# m! c, `- ^. E2 g
编写的守则:导言+正文+结尾: N) R8 l8 u" ]# f0 K F
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
9 {& w) J. Z. ^/ I: @. D正文:通知事项) h" a! O! x! x, x
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O; K& D* k) @1 r0 K
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。2 O! f/ I( M% Y' N: ]) P4 H
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
% v: k3 O' ? Y" D( p, m" t培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
- {; n4 [: P0 U4 A17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?
0 }, U- r! F$ w编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)% B# Z- ~; L0 y/ \* f
情况——问题——建议
' `8 l' [8 n# i& [4 | (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i$ M* |3 a( h2 |( ]- J
情况——原因——责任及处理意见
2 c6 L& f: p$ r: @, g# U$ A 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
1 o9 [' P: `' i9 l5 c/ L 报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
7 |4 L. n( M. P" O& c: J1 C" S 报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
0 m' c& y7 ?4 x: D) i18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H
z4 c8 ]( {! s6 v- g" @编写守则:开头+正文+结尾
& A7 Z. B2 r6 B: J) ~8 ]开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
! \4 S6 e/ N8 i( q! w, ]正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x5 h* G$ m% y2 g* [4 x, e6 i
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。2 w: M( `; y6 H( | B9 E
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。2 r' m, f" x, f
19、决定的标题:关于+事由+决定
* m! |0 k' A; Q; \ z编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [7 m0 u. X! N8 x) F- k$ M8 u
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f; e$ |; v, D$ Z3 H1 _# c1 _& ?
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。% u D6 |3 }& e! ?- r
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y* X, ]$ b. F- x5 p6 P2 y
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T9 ~( p! @; P7 I+ q. B! Z
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
- Q/ e9 o4 Q R, I3 {导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^9 C+ o* K! T/ }- A/ f8 y
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
5 j' V) }1 J% N结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g1 t- a" H/ K/ q5 i2 i, E% o
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。
8 s! h$ c6 W+ C! W3 g7 V7 b21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
6 H: b; U& p6 Y- H编写的守则:会议概况+会议内容+结束语6 M3 ~" A8 q3 h1 S6 l0 g
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P5 o) A5 }; u$ y0 h
会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A$ P) W6 I& _" R* D
结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s
5 z& t2 A" O) q$ g22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。1 B, O1 i, z4 ?6 {+ O
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。' h5 c @! ?3 P- G
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |