文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范,是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内,及时准确的礼貌文书,可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪,对个人而言,这体现了其基本的文化素质。因此,无论从事什么职业,都应该了解文书礼仪,在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。
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D7 u& ~( v1 t2 ]. i 职业文书翔实准确& `/ J9 \+ Q# [! Q% Z8 z3 \5 p2 @
" b! W; M4 |, j d l 文书礼仪包括范围相当广泛, 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系,比如邀请函、传真等,在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求,根据不同的时机和对象,把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候,还可根据具体情况写进一定的实质内容,以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料,均应经过核对,做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”,简单抄袭套用现成的格式。
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全称体现礼貌
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职业文书类型广泛,包括贺函、贺电;感谢信、感谢电和感谢公告;邀请函、邀请电和复件;国书、全权证书、授权证书、委任书等,还包括一些事项通知。
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需要特别指出的是,职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称,在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名,如习惯用简称,可使用正式简称。某些特殊国家,不可使用简称。文中的单位名称,第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。
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称谓表现尊重2 y2 r5 z X, J' A9 d/ X
- ^: f/ t: a) ?% \! d 在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼,称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务(或职衔),甚至同时身兼数职,就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师,现在当了局长,而寄信人的书信重点是叙师生情谊,那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。' H( r! g$ h& O9 X. }" d" K
" @4 l, r& t1 t l' G 文书礼体现尊敬谦虚8 M& g7 H% y( P" G# u: W
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科技文明日新月异,人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此,书信在现代生活中越显得礼数周到,亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。2 Q! _7 ~" r$ ~4 O
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古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时,曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重,一般用古代的爵称,君、公等,也可在称谓前加敬字,或者称字和号。像夫人一词,是专用来称对方或他人妻子的,也包含尊敬的意思,但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。
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书信礼更多的是一种礼仪规范,但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少,大多数人都已经习惯使用E-mail,但其实一些基本的原则,比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。
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礼仪扼要:, ^- [7 K+ ~8 |! U( H3 k
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电子邮件写作礼仪
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1 ~- m8 J5 ~3 R9 D' H- N9 t" } (1)要小心写在E-mail里的每一个字,每一句话。因为现在法律规定E-mail也可以作为法律证据。所以发E-mail时要小心,如果对公司不利,千万不要写上,如报价等。发邮件时一定要慎重。+ D$ d: e" ?$ x. r' j# `! A
( q: R0 x# m% c4 a, t (2) 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意,别人也没有兴趣看下去。4 t3 g# ]- [: @# [! n0 t+ k/ ^
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(3) 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址,不用写,写上反而会令对方感觉不太好。0 p/ T$ o o- `) b+ @( |$ ^
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(4) 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉,而且让人意识到这个文件的重要性。4 U: D5 {4 W! L( b
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传真接收发送礼仪7 J- m. r: ^% I! q/ @
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(1) 需要发送或接收传真时,如果需要人工呼叫,在接听电话时口齿清晰地说“你好”,然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中,说话的态度要自然。8 E2 c2 N9 a0 N8 X6 b; W9 e
# z0 I# v8 O5 j! O# ?6 ~2 i9 W: Z (2)发送传真时应仔细查阅相关资料,传真应当包括联系信息、日期和页数,应尽量写清接收人的全名。
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