浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

! \+ P' W7 _! h% C0 O　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
, m, u( u( Q" T. g, R# B　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
9 J5 Z, Z7 b. C7 X7 d% T7 t
8 C- O& a/ [' c5 U8 m# B! @　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

" |0 ^9 r$ Y# Z4 h9 s9 R2 m$ |　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
2 l. Q5 [# B- o" f& s
, Z- @4 X) C. F. C& c　　辅助环节的全过程性
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　　（3）、辅助决策的原则

　　超前原则
  o4 a# a, n$ z
( J# R" [- H' I: o　　定位原则
% _+ V2 |6 W2 u4 j- q
( {1 J; h3 z+ o" ]　　信息原则
7 ^0 g7 a: e7 W( B1 _
　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
" V2 }& h9 G1 ?/ @
　　协助领导确定目标
+ V, g' j; E. b/ N0 b5 L' e
　　协助领导设计方案
* W( A) Y+ u1 I
　　协助领导评优选优
; y. M9 I3 k8 _  p  I) Y; Y& M& F
　　协助领导实施反馈

* ~! y8 R2 ?" E+ f7 y+ s! v$ q! ~　　2、协调关系

5 |% w: U3 w6 A　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
" ?) \; l  \3 i  I1 |; x
* L# |- S  O1 k/ V　　（2）、协调关系的特征
0 g1 b0 l3 H& X2 ?, h9 k( Z6 E+ y
　　从属性
3 X" y  H# ^- n" S9 a; l
　　广泛性
; C* D8 a& @* ?2 i" X/ q; h5 e3 g
　　间接性

* u$ s# X7 R0 A' \　　（3）、协调关系的原则

) r: F! Z: @* h3 F　　政策指导

$ ~! r2 z" @* y+ `: k　　客观公正

　　平等协商

　　注重整体
; s, U; X! g" `7 [9 ^& \& ?1 b
  @2 o6 m! y  _; f& J　　灵活适度
5 l% ^9 I3 k6 ^; c( M
% L" s* K% k: F8 p  K　　（4）、协调关系的过程
" l( i) R& d7 {8 L. C2 e1 |7 |
　　摸清情况
( s/ [- T1 e" U& s  m& Z7 Y& x
9 N4 f  c5 Q8 q- p7 l　　找出症结
! Y+ i, L, y7 j7 ]. V0 a# R, R
' E$ @5 h% g, ?! {8 K/ g　　恰当协调

* ^) U& }0 n$ }) X1 l. F( a　　督促落实

: Q2 `& y: R0 c$ N* `# h8 L　　检查反馈
$ G' _1 G5 ^4 n3 }7 O
　　3、处理信息
8 N4 Y0 E+ k3 _
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
! s* G; d7 z* F& `9 i6 ]: i" E
# Q4 f3 D" Q6 ^( ^. {" Q* x. Y　　（2）、处理信息的原则
& J  Y; c6 |7 _* e- B
　　及时性原则

　　保真性原则
+ d) }7 [0 U0 v  ?! x. U
# x- V- Q, Z$ B3 ~　　适用性原则

# L; C, _! c0 ^" P( K2 q; }　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容
5 M$ r& o7 a# b. y; t3 O
　　历史信息

0 b7 V7 C, D- _  h6 Y& z! ?　　上级信息

0 @8 p' k5 ~* o" i5 d/ T　　内部信息
, E" _- C, h, R! W. @4 q
　　公众信息

- u+ s: k$ l1 c0 Q, |" v% l　　社会信息

" @/ c3 A' M5 s. Z- Q7 C　　（4）、处理信息的过程
- E* [2 m/ R" \' N) [/ V9 x
. T2 x+ a* Z- L3 a　　信息的收集

# G0 o0 b6 p% ~$ z9 i0 g* R- k4 [3 d　　信息的加工
0 ^9 a- D0 `7 x8 ~2 ~
　　信息的传递
9 j* H5 @4 |! G5 U6 z6 g# A
* H5 J% H7 {9 D) G! i5 s　　信息的反馈

* S& }5 k: o: \: _, E0 A, c　　信息的储存
( P1 A6 U/ R/ F4 Q
, K9 B7 Q. ?4 Y2 Q' |( C1 J　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

' D% S3 b( G: Z) L8 T! H　　综合性
& [& Q( G* }, d: {! z
4 M+ y( C$ E: `1 F( ]7 a) x# \: f　　服务性

& v6 Y& @1 V* K, c8 `　　繁琐性
7 a! ]  K' I5 c+ z, s& L
8 r! G) Q+ O: Q: {, y% Q& [　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
. X+ [  @0 }' n: O
! |9 ~' @) r* x, m- P/ }　　被动中求主动
) l7 U+ P; u5 P
/ _4 y0 s5 L. y# \; o　　原则中求灵活
: L7 Z, M% f: k; ^3 E' |
　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
' ~- B, Z; v6 I- @2 ^: P" }
　　自然程序
$ d6 M9 |1 X2 ^9 e: f+ H2 I
. z( x  w+ J+ A! W　　理论程序
* q' _  |+ i. f: V+ z& ?
　　指令程序
8 T& w1 z/ Q1 N
6 i* B3 g& Q; z! t　　法定程序
. `& p1 ]+ Y/ }8 }: W" O
% o. q( j8 [: o4 V# r- s　　技术程序
7 @( r8 \5 y" U0 d
　　习惯程序
' A* ^+ t( l- n/ r. L/ D
$ H  E, x5 _( B$ X8 S/ d　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
* i* D# T1 Z2 z
9 T) t* s  i' f: ?, _  b　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
: q3 W8 Q" K2 i" d
　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

; q- [$ K/ b$ l; W, b, v3 L　　行政事务
2 ?6 h9 N2 O6 v8 Y  ]6 s
) u( h$ P5 m( q/ G: D7 i8 d　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

; G, I6 r. |) D　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
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& l0 {/ {( \  S; K7 b7 O6 v　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
# b; T4 Y: }' l) Z
& q0 S* ?' l( z　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
% B/ b, i! a4 X! f
6 C) W) S! R" N1 X# X　　其他领导临时交办的任务