办公室办文工作规范

办公室办文工作规范
& M1 t' {% y$ Q7 U. p　　 一、办文，指办公室文书工作中对日常各种文件的签收、登记、分送，以及对有关公文的起草、审定、签发等事宜。
- o7 t1 s, ~- v) [) W0 |　　二、文件管理人员对通过机要传递的所有秘密级文件，在交接过程中应进行认真核对，检查登记各类公文的内容和编号在交接过程中是否差错，并盖章、签署收件人姓名及收文日期。
　　三、文件管理人员应将签收公文分上级来文、下级请示、同级呈送件，逐渐进行登记并加盖收文章。
/ s' ^, k% ?* `1 ^+ k  l2 V* G　　四、文件采用簿式登记、电脑登记等方式，进行简登和详登，登记内容包括：
* p! L% }8 R9 i7 i7 t# _6 x  E  o　　1、文件类分为：收文序号、日期、来文单位、文件标题、文号、分数；
　　2、请示报告类分为：收文序号、日期、送文单位、内容、送阅批的领导；
" Y: |. {, q/ l' c　　3、同级呈阅件，一般是情况报告或简报类，均可简登，只记来文日期、期数。
　　五、收到文件要在当日阅文，文件管理员先登记编号，分类立夹。送阅文件（简报）按照阅文范围的规定，急件急办，并填写送阅文件单，分送各位领导阅文。
　　六、上级领导机关重要文件先送办公室主任阅处，根据主任要求传阅。
: v; H% O$ e/ b' M　　七、办公室文件按顺序传阅，送区领导阅文，每天下班前送阅一次，急件及时送阅。涉及分管工作的文件先送分管领导阅批，然后续传。
* {: K2 {$ E4 R* Z' b" e* ^9 y% Z: _　　八、简报、情况信息类，分发各位领导，由文秘科直接送阅。送领导阅示的急件两天后领导未阅退的，文秘科应催阅。文件传阅完毕，在文件上注明各位领导阅文时间。
% @8 R  Q+ A- \: [% ]2 L- a　　九、办公室文件管理人员要随时掌握传阅文件动态，特别注意重要文件的去向和领导批示情况。
% P( h, A/ k( B) ?! T% Z+ q　　十、对各部门上报的请示件，区领导批示后，一般在二日内退呈报部门，急件急退，并办理登记手续。
　　十一、领导批示的办理情况，要在批示的留存稿的下方作出记录（包括告知何部门何人、时间和说明事项等）。所有批示输入电脑备查。
4 g5 q# E* E3 n; r! c- r  _　　十二、发文的办理：
: E2 s' w8 m) `, g% r　　1、以区政府名义发文，文秘科拟稿后经主管主任审核后，由主任批转区长或副区长签发；
　　2、以区政府办公室名义发文，文秘科拟稿后经主管主任审核后，由主任签发；
' j2 Q/ |9 t: y* _5 M2 m　　3、公文用印前应对用印文稿进行认真核对，做到审批手续齐全，公文格式符合要求，上行文、下行文机关的关系恰当，主送、抄送机关准确。凡铅笔、圆珠笔修改或签发的公文不能用印，严格按规定份数用印，对不符合要求的行文，采取退、补办法处理。
1 a, ?6 g0 c4 @3 r　　4、印制文件要预留办公室存档备案及备用2份。
　　十三、接受到的涉密公文统一由文秘科收发登记呈送有关领导。
+ B" `7 F: f% k　　十四、外发公文，封装要严密。必须注明密级和编号。信封上标注的收文单位与发文本上标注的发送单位要一致。
' j" A8 T2 `6 v# m6 L6 \/ b3 @　　十五、文件按发文机关、内容和缓急情况分类立夹：类同机关；类同内容；正式文件；简报；急件；阅件；批件。文件立夹，需在夹内附文件传阅单并注明送文日期。
　　十六、文件送阅前，需填写“文件传阅流转单”，准确标明夹内文件和送文日期。
　　十七、绝密、机密、秘密文件，要严格执行阅文范围规定，未经办公室主任批准，不得外借、复制以及录用电脑磁盘。经分管局长同意复制的，应把复制件作为重要文件登记，并按同级公文保管。
) F8 }7 Q0 |* ]% F　　十八、文件管理人员对不需要清退但具有查考利用和保存价值的公文，要按照档案规定及时整理立卷，做到严格按照文书归档办法执行，归档公文必须完整，在规定的时间内向档案管理中心移交档案。
　　十九、文件管理人员对不归档和无保存价值的公文定期销毁。涉密材料由文件管理人员编造销毁清单，经办公室主任审核后销毁。其他需要销毁的公文，也要登记造册，并经部门负责人批准销毁。
　　销毁公文的时间为：上级部门文件保存1年后销毁；介绍信和无须归档的文书存根，保存2年后销毁。“销毁文件清单”与收文登记簿一并长期保存。
, O& b! P7 m0 b% U7 r% `& S1 J　　销毁时由2人以上监销。
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