第三专题
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R% s% O( n2 o1 {* ~" X2 H8 b+ K+ s加强办公室建设与管理+ Y6 K1 b Z4 l. }
! V# e6 q; H: }一、办公室人员岗位认知与基本职责( [2 e) w4 V8 a W: m* E$ A+ N
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二、加强办公室建设
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. H9 u0 d( Z2 S, ~0 ^" f: q, m三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理* H: F. q! a: I' h1 u
* A8 w* x1 ]9 i+ Q: z. ]8 x4 }一、办公室人员岗位认知与基本职责- r; q! \+ U3 ]7 E
" I0 f. s: P* `- [$ M% {（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。7 ]% d3 G7 {2 E! i4 n
$ w! M3 R$ f4 H# M+ E职能定位：
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5 I% ] r1 ` x7 y* X3 Y行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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+ y5 h9 n+ W4 O5 n: y5 l一、办公室人员岗位认知与基本职责
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& {! I1 L( N, @( T: L! p ?5 Q1 C（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：- Y7 B+ M6 [+ x
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。- j( x$ A6 G" ?: a; h: M: z" u/ _
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按内容分：
: I/ h* U% Y6 q
. e& M J6 f; n/ Y- F办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。' G+ j( v1 _: O8 P: P
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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- O9 o' a- B5 s4 h+ |- D" u! A办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊3 o# _/ X' j. I: f& e) T+ h
/ B+ Y8 `6 U4 O1 F7 M（四）办公室工作对人员的要求
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0 ]0 g2 P$ ~$ q+ {" N. v2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：) o. P3 \* C. C' f
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；) s! @% q/ W6 M& I. D8 l
2 s$ }* \" U4 Y三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求$ H4 b% X, M5 K+ L" Y- U1 V; }. o
2 `4 C$ l1 B' l1、思想素养
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) ~; m, ~7 f9 a Z, g热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。) |9 C* H& | |' n
( l0 Y4 m9 N8 t+ U0 G; U' O5 C责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。6 ]$ u: [, X% e2 I
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求% a1 m6 L! u/ ^- Q) ]7 |. w
, L' A3 I/ X4 g: K+ m+ @5 P' p2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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( O6 D; e l+ T1 S8 F思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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* Z: l( s5 r0 J2 }, H3、心理素养% G; N- H" j- U+ R4 A
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。- [! H: f# _( g5 A8 F
' P2 s' L, D6 t) O注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。. K6 e5 B# a% H7 d% ^% L5 V
0 F' |) f, v7 l1 z6 m调控力(控制情绪的能力)。
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( z/ W, ^. G3 O9 ?5 V6 b0 ~# W: l意志力。& e) j+ f" h {6 ~4 F4 T+ e
0 Y G( i# c9 K) n) R（四）办公室工作对人员的要求3 P9 a7 w) E& p
, \! U3 o& b8 H/ s4、角色意识' w8 ^6 {. t# z4 u) V7 F
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识9 N6 I: b, |* ~- Z1 d
0 E. V, Z5 g7 v0 g全局意识" W/ P( c6 D) t7 ]& o; R
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责任意识
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创新意识
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奉献意识( _9 ~) m, |- }% D: }
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信息意识3 a& a+ z A8 V7 E, R1 e/ q
, M2 g ^* r( _' o0 K& L程序意识& z4 ]3 f( R A' m
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学习意识
3 T& a* O0 u3 h4 z/ D: j# L
7 E" x+ A& M2 R; N' b5 E（五）领导对办公室人员的期待" h) f# U x) L( g1 d, P
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领导测评办公室人员的20道题目8 G8 X0 z$ ^( |# g8 M* q
4 [4 `, s8 G. a2 f- ^1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
( |$ p/ {6 e5 j1 b. q2 X+ v! S
# V8 J' a( x4 F& H他是否了解你的目标和意向?
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/ ]! U z0 E6 |) y* t: t他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
$ ]0 B2 ~0 n9 k7 x/ K( o; o1 l, {! }
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?4 D7 q' v( Z7 \5 F+ n
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?' Z: _2 o/ _4 `3 L$ ]: M
4 b& e' m. q* H0 X( U他是否很会安排时间?
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1 r7 {7 u* n- t4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?! n$ ?, b: x% }& {. M
' Q+ B; m6 [3 g% ^5 T' u) f领导测评办公室人员的20道题目6 C' K% M, H3 D* T9 F, p. [# v
8 X; f% p7 }$ X/ u( F5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?, e3 r, _6 P4 C) T2 ~
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?( X2 j9 v8 s2 W, i6 O
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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w3 t/ p+ c7 l1 ~* O8 Q, [) U# @能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?! T, R/ D% t0 O0 L
; d6 V% V. H3 I
能否制订新的工作制度或工作程序?* ~/ H9 Q9 G# r2 o4 ]# I9 x
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他的工作有条理吗?
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/ J9 [! M' b* p- l& H" t7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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% s! Y; k6 Y4 @/ h2 W1 K4 |$ z$ g能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?/ D: q2 v' G+ c
0 ^4 ]" r+ N$ j11．他对你的忠诚值得信赖吗?: C$ {8 \0 E1 o1 K- B9 g0 M: r/ G
; b4 g( a/ F* R. Q! M5 H你能把一些机密信息资料委托给他吗?) V; p3 j6 q5 ^ z9 Z! a ~; w
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?) X. n: \7 F1 K6 F- l6 }/ @8 Y
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
& n8 w0 W/ m3 ]; F! _' @
$ E/ ~0 [1 c8 i4 A5 h* S6 ^13．他是否成为本单位有价值的信息来源?7 t' X3 D9 g% X: S5 f4 g5 v0 X
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?3 Y! C$ @; c) w% B. ] Q
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14．他是否有个人学习计划?
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# Z$ U* U4 Q2 D8 }2 u0 S是否学习管理方面的知识或参与管理活动?3 p; L6 N5 W; Y' I
) {3 X3 T( U9 B是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?$ o% d0 t; s7 V! l3 `+ Z- x
; O& ~6 o7 `" Q% w/ M; g3 j15．他语言表达是否清晰?0 E- l. S! @: m' F
1 g7 A. i- y, Z# r' y' N能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?7 F% [4 v4 _+ {/ {
0 H) P$ q1 R' W7 ?# s: \能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?1 b* _. b9 n; v' O0 g$ m
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16．他是否按时完成每天的工作?+ K4 n5 v2 \, T: ]
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是否根据需要自愿在休息时间加班?0 Q k7 d* h1 _
) a& i! A9 D! L- T领导测评办公室人员的20道题目1 z9 {+ x. s6 r) ^; f2 {
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?1 y7 Z. Y* y7 o: \$ p$ V- J, O
# R6 b3 s, D4 Q y, V18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?1 K Q. ~$ e. {% l1 X3 E3 ~3 J. M
& a9 e/ e/ y* l! N7 q7 c/ }能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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{0 l- \3 C2 c' [20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?: W5 e' F. `( U
# {0 \8 c9 G6 `1 {启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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* J, q) v8 R# M8 ?9 d1、不断优化硬件和工作环境5 ?& l' p1 z4 j# @
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2、积极推进建章立制工作% c, m; M" `; q
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神) E& R. H$ y9 b' ?5 y2 U
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
) h! p6 P/ J' H, ^; ]+ U* m6 W( Q) `4 n) w2 ]& t
良好的礼仪形象( j" g& _+ N5 e7 O W
9 @" [5 j" f' Z' e* H/ f9 E Z良好的电话形象
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& O8 v0 g0 h8 f- F- \良好的文字形象$ ]- ]) e2 `7 T ~- @. F+ \
( x8 i4 ~# e. M6 U
良好的语言形象' n: Z2 [1 K. Q6 \& o$ B. t( I
' X" g8 Z( L; V0 L% z9 W二、加强办公室建设4 }0 X+ J* k$ F U/ G
1 J( B1 w& ~2 n8 e（三）人人争作办公室受欢迎的人员5 A) n" Y( O& h1 h
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；5 K( U4 s1 N+ \+ n
7 w, _: N8 W) \% W7 d. q2 e2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；+ U( O- K; G1 S6 J
0 K' O! z4 b% U; _# X) N( E3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；$ {) l7 {2 C) j9 ]8 z9 V
) V6 j: i% ~8 w, t+ r) J5、随时让同事知道你对他的感激；
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6 B, z L4 S- r' H0 w7 i4 ?6、尊重个人隐私，公私之间分明；, N! W* r+ l( ?$ M
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范6 ?; h# ^2 z0 W$ D3 |/ X1 K
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作# L X; p0 Z9 {
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1、设立会议承办部门和服务机构. j5 Y/ ]8 [3 v% ~7 q, W% j
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2、协助领导确定会议目标和议题% P( n% p [9 ^# z4 l9 }5 T# B5 ^( M
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（1）确定会议目标 j* ?& E: Y3 b+ U
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案6 ~4 ^% \8 s& m4 }
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（1）拟订会议财务预算# E+ t1 q/ G g7 _. r4 O) g; S
. `( t( T }% w) k$ j（2）拟定办会方案) q g0 F& [* \/ j! J
, l! L8 H- { C2 f（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作; c3 i2 ]2 s; G' Q7 X& x
; y3 b: |3 G0 \/ X. a! r' t7 q) V4、确定会议的议程、日程和程序6 B- w+ |9 m- T. Y+ u- A* o
) E5 h5 w6 a# T L
5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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- i6 I0 B6 y5 U* _: A7 m7、会场的布置工作0 a; S2 z4 S, _ k$ Q4 @, Y
& Q" ^: c! u4 J# g' `3 ^7 e/ h6 T衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。) A/ f! K. ^0 e5 P/ F8 d: w
$ V: x7 L _3 S$ I& Q
主讲：姬瑞环
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