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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：) ?. W1 R W" @( _' _
做会议记录，写着写着笔没水了； 4 c3 K5 b, o* e- H% ^
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 8 J+ A# T9 X/ ^4 A! m. ^
用胶水时，找不到刷子；
' b5 c t% [4 X; V7 R 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； $ m. k4 `) Y' [8 J7 N# @( A, H
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& A7 O2 G! b% R5 N$ T9 [ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
# X4 x; y7 \( _ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
. E& Z; |8 N, t! T, O 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 * d' U" b/ l3 a
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
# z( M) H# K8 y" t0 P. @ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 & M4 Q" w5 U+ b
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
0 ]$ i# R7 ]+ \ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / F& B+ g8 k. I2 R& b
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 z3 V! l& I2 g$ T! `3 u! u9 j+ s
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 j8 a5 A; [+ ^: `
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) V1 J1 [7 t$ Y) t! Y9 v* a8 |% s
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 & F6 I4 Z( T, [1 U/ s
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 4 e. l: s2 q+ r4 |% W t- d+ N
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 # }1 A& B0 L0 A) e0 J
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 3 @! A$ v4 L5 [8 e& f1 |; P9 X* O
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 V* Y( D+ s$ ~! A0 y( M 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 G6 D# w1 l1 R, M3 P: \# I( r 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 \# X* {# j! Y% l8 ]
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 , z1 D \0 I) `! c: {
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ) ] m T" b. w/ ~) T% r
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 6 z0 |) Z: n5 d _4 G, c: W ~
9、与本职工作有关的表格。 ! X I& }9 {5 P$ T8 r
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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