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/ ?+ `+ M0 d& |0 z& b5 v 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- Q) K6 {1 t3 z5 E+ @2 k( c& X 做会议记录，写着写着笔没水了；
) N! u7 w7 Z; \9 I0 u 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ! \; D* T/ l9 v z3 I
用胶水时，找不到刷子； 8 W7 N+ t4 e0 A* Y
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； $ p$ h- w2 \- t/ M
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- l% w5 N1 w7 z, c 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , S! J! G8 T: k3 k0 o
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
6 ?' ~1 k1 L7 s: v& V 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 7 S, z# M+ H7 b' I1 |6 H
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 / A+ Z" d8 r" o+ G
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) l+ w* s% v& q' \) j 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ g' H* U( \8 K. U% x* A 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 # \) ]0 k- Z: S; m- ?/ d
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 1 P! a% b% u. Q P) @
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 * ^0 q: a: y" g2 ^0 }
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 % d5 G* E( W, g6 D' H, q u
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： % r4 y+ C% ^) Q8 o2 `! N3 x7 b/ h
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 * h0 o4 c$ q2 g1 L
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; N( s$ D# q; [( Q0 L7 D 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ) N: e) ]; v& b" ]% e( L
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 4 A$ p; q9 Z8 J
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 X# t- Z* \6 }8 ?3 L 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
3 g5 T! \" e% e6 K9 x3 @ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# i7 E5 w' c1 K1 j# U' L& E 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 2 S3 l1 P8 f8 n( s' D: r( r
9、与本职工作有关的表格。
' c3 D$ S3 G5 t8 Q 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。. u( F' ]+ @- y6 z* G x+ x0 D
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