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1 I* V* B+ z; l! `* m8 U! x U 一.总则
$ l% O* L, ?" [6 w% @9 I. Z 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
9 g5 {8 m v8 `- V4 {0 | 本办法适用于全公司各部门。
1 S$ c0 h# G! w2 P! W) \* R: u+ z 二.对外接待范围 , N/ R0 O, M i; Q2 E5 ]* A( b4 t
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
7 {; f' e! a- T 接待的对象分为内宾和外宾。
0 A4 {" f7 K, Z( l" _+ V 三.对外接待部门 8 h2 b' w& s( ]1 F. L4 b g, p
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
9 N6 C5 n! _+ R$ a9 ^: i9 R4 r! u- V 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 : V9 _" Z3 ^3 w: e+ V3 [) `6 y
四.对外接待原则
* {" p$ x) Y0 K4 F7 z6 G% r 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 2 N8 P+ { i! N& l& Y
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
) |' m) z& ~5 }0 b, ?' t 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
, p- q5 ^2 A" G# Q& M 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 1 g, A7 I" B9 x/ Z1 |
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
0 v9 \. L# A, P( L2 D 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 % H; G+ |# f* f3 u# o8 l$ ?
五.接待规格的确定。
9 ~+ ]# v4 ^# U% W* ^3 r 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
' b* o/ h0 z! o6 L- f 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 G) Z# @! N8 B+ ~' B, K
六.接待礼仪 5 S! a/ ?2 m+ s+ `; H# ]; h8 K" Y
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 4 [7 [" M5 X6 z$ T+ A( G' K
2.接待：主动起迎，问明来意。
+ j. e. P' T& ^4 y 3.安排交谈地点： ! d" o z! G- o! Q9 g
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 1 e. o+ ]* g0 a$ r4 o
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； " P$ b [+ R( O3 d
⑶切忌让客人久候而无人问津。
% h/ X8 p* }' T$ P; X ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 % y, l: W% l! h( F) C
七.引见。
/ L) z" W* l% [2 ?- G2 l 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
) [; M/ |: m! ~' a 引见顺序； # I3 n4 {8 X% u& k4 x
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
1 k0 q _' B2 N ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
' `" ~& a3 `1 O+ T# U0 s& | ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 2 E9 E, B1 Z4 S) T; K0 G8 p, D6 n
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
e7 ]- V" f) d( E 八.行路。 3 P* Y4 I; g( X9 e H
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
# U" p* [0 A5 Y" x& L) f 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
. l3 x8 Z" V+ V1 Y# |. M& ~0 W 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 8 f) @1 e" s( a) O% [; r! ]: m
九.其他。 / M! L$ a; q9 V/ M9 s0 }
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
: z% ?" S$ X9 V0 Z 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； - Y9 ~4 a! \, z2 d$ F
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
) g- |5 u( K$ F 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 & D) w/ a! Q9 T0 G } z( o
㈠接待内宾。
H7 x, O. p/ f" M- ~2 j 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
8 `: O0 W5 X0 h7 N4 ~ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
; `* M/ h' D/ y1 G' V 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 5 {9 z' }7 Q* q
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 5 F& E, i/ _5 z6 l, r- s
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 + u+ o8 ~# m: W. I2 C
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 + O* K5 f$ c+ t/ `4 m% m
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ! J" m8 c# `4 }
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 9 O+ r {! R8 l' V6 J( N* }
㈡接待来宾。 2 [3 u6 X4 M2 v# X
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： * `( M/ L( ?) u8 S9 u1 R$ N8 @4 {
迎送。
% a Z. c; l" s% \ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 3 R! f b* c! n) Z! E
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
" V- M) n7 z/ S1 r! `7 V 会见会谈。 . I( n7 F$ B$ m# h# Y
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 8 s/ X) M+ z5 S! _
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
0 x, Q l" G1 K 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
5 V' u9 O- l+ O% v7 W2 S$ ^ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
/ t/ f/ U3 O% i4 V; f& s3 m& \ 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 % s7 \; u/ R0 g" s5 ~. z. u! ]
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ; y* T4 b9 R! A
宴请。
2 [$ W( C4 K% \/ L' T( X6 R: A) a A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
; o8 X6 y% @% L9 T7 S$ Y7 m3 @6 E2 M B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
6 t$ \$ g7 l1 |+ V7 s( z' C6 Q5 l 文艺晚会。 " s0 L! v$ A1 o# [! u
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 9 B1 C; o% }5 }# p5 ]7 l2 L
参观游览。 ' L( }( x2 r: y4 W+ A
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 $ n2 U- `% S! C5 s
接待标准
. y D( A- N: o% Q ⑴用餐标准。
' D7 q0 R& P4 N" y( d$ { 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 - }, c) J8 M0 s1 M. U" w/ C; ?
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 - S" F: t9 O$ o+ q- W
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
1 b- i6 I9 A* A: s' s3 O, W 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
% ]0 @5 U6 A: Y2 w& V 5、常客 员工标准
& C6 i3 r2 T2 C7 a- }; M: M: f# ] (2)住宿安排。 0 s8 s$ ^9 g1 y
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
# E$ r3 @! K' D) P. x! ? 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
& g0 M6 u3 i b( L 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。. C/ a% P9 x& o( e# V
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